Mit der Umstellung des Mailprogramms auf Outlook wurde auch eine maximale Dateigröße für zu verschickende Dateianhänge festgelegt. Durch die Restriktion von großen Anhängen soll das Mailarchiv schlank und schnell gehalten werden. Momentan liegt das Limit der zulässigen Dateigröße bei 20MB. Doch wie verteilt man nun Dateien über 20MB an Kollegen am Standort oder außerhalb der Hochschule? Hierfür gibt es zwei bewährte Wege.
Mitarbeitern am eigenen Standort kann man Dokumente auf das Verwaltungslaufwerk (Verwalt (I:)) legen und in einer Mail auf das entsprechende Verzeichnis verweisen. So lässt sich auch direkt im selben Dokument weiterarbeiten, ohne dass jede Person die Datei aus dem Postfach herunterladen und lokal speichern muss. So wird nicht nur der Mailverkehr, sondern auch die Masse an Dateiversionen eingedämmt.
Sollen Dokumente an Personen außerhalb des Standorts verteilt werden, ist die Variante über das Verwaltungslaufwerk auf Grund der fehlenden Zugriffsrechte nicht möglich. In diesem Fall ist die Nutzung der Webseite upload.dhbw-vs.de (ohne „www.“) ratsam. Mit den bekannten LDAP-Nutzerdaten können sich alle Mitarbeitenden der DHBW VS auf dieser Webseite einloggen. Dort kann man per Klicks auf „Drop-off“ –> „Next“ Dateien zum Verschicken hochladen. Dazu kann man – analog einer E-Mail – Empfängeradressen und erklärenden Text eintragen. Bei den hochzuladenden Dateien ist lediglich die Maximalgröße von 2000MB zu beachten. Es dürfen viele Dokumente einem Eintrag angefügt werden. Allerdings ist es eine große Erleichterung, wenn Dateimassen (beispielsweise Fotos) zuerst zu einem Archiv verpackt und dann als eine zip-Datei hochgeladen werden. So erspart man sich eine Menge Klickarbeit.
Hochgeladene Dokumente werden automatisch nach 30 Tagen vom Webserver gelöscht. Somit funktioniert dieses Tool nicht als langfristige online-Dokumentenablage.
Pro-Tip: Als Empfänger kann man auch nur seine eigene Mailadresse eintragen. Man bekommt dann eine Mail mit dem Link, hinter welchem man die Datei(en) herunterladen kann. Diesen Link kann man einfach an alle Personen oder Verteilerlisten schicken, die Zugriff auf die hochgeladenen Materialien bekommen sollen. Dies erspart eine lästige manuelle Eingabe aller Empfängeradressen auf dem Upload-Server.